Wat maatwerk software echt kost (en waarom offertes zo uiteenlopen)

Bijna elke ondernemer die maatwerk laat bouwen vraagt drie offertes op en schrikt van de spreiding. Dat verschil is bijna nooit een indicatie van kwaliteit. Het is een indicatie dat de drie partijen een verschillende vraag hebben beantwoord.

Wat de prijs bepaalt

• Het aantal schermen waar iets ingewikkelds gebeurt, niet het totaal aantal schermen
• Of er koppelingen met andere systemen zijn, en of die systemen fatsoenlijke documentatie hebben
• Of er verschillende soorten gebruikers zijn met verschillende rechten
• Of er geld doorheen gaat
• Of er data uit een oud systeem mee moet, en in wat voor staat die data is

Dat laatste punt is de stilste kostenpost van allemaal. “We hebben nog wat gegevens in Excel” betekent in de praktijk drie bestanden met verschillende kolomnamen, dubbele klanten en datums in vier notaties. Hoe zo'n overstap verloopt staat op van Excel naar software.

Wat de prijs niet bepaalt

Het aantal pagina's. Een applicatie met veertig schermen die allemaal een lijst en een formulier zijn, is goedkoper dan vijf schermen met een rekenmodule, een planning en een goedkeuringsstroom erin. Wie op paginaprijs offreert, heeft niet naar je proces gekeken.

Waarom die lage offerte gevaarlijk is

€ 8.000 voor iets waar een ander € 40.000 voor rekent betekent zelden dat de eerste efficiënter werkt. Meestal betekent het dat die partij de helft van de vraag niet gezien heeft, of dat het meerwerk zo begroot is dat je er tijdens het project alsnog komt. Je merkt het pas bij oplevering, als het budget op is en de helft werkt.

Er is één uitzondering, en het loont om die te herkennen: een lage prijs die uit de kostenstructuur komt in plaats van uit een gemiste vraag. Eén persoon zonder team, zonder accountmanager en zonder kantoor rekent nu eenmaal anders dan een bureau van zeventien man. Het verschil zie je aan de scope: is die op papier gezet vóór het bedrag, dan is een lage prijs gewoon een lage prijs. Ontbreekt die, dan koop je een verrassing.

De duurste software is niet de duurste offerte. Het is het project dat halverwege stilvalt.

Hoe je die spreiding wegneemt

Door niet op basis van een beschrijving te laten offreren. Als drie partijen dezelfde uitgeschreven scope, hetzelfde datamodel en dezelfde schermen voor zich hebben, liggen hun prijzen ineens dicht bij elkaar. Daarom leg ik die scope vast vóórdat ik een bedrag noem: het voorstel bevat precies dat document, en daarna is de prijs vast in plaats van een schatting. Wil je alvast weten in welke orde van grootte je zit, reken het dan zelf uit bij wat kost maatwerk software.

En daarna?

Reken erop dat de bouwprijs niet je enige kostenpost is. Hosting, domein en onderhoud lopen door. Bij mij is dat een vast bedrag per jaar voor updates, back-ups, monitoring en kleine wijzigingen. Wat je vooral wilt voorkomen is een licentie op je eigen software: onderhoud koop je in, de code hoort van jou te zijn. Waar je op moet letten voordat je tekent staat in waarom je de code van je eigen software wilt bezitten.