Wanneer je bedrijf uit Excel groeit (en wanneer niet)

Bijna elk bedrijf dat ik spreek heeft één bestand dat te belangrijk is geworden. De planning, de calculatie, de voorraad. Het begon als tabblad om even iets bij te houden en het draait inmiddels een deel van de zaak. De vraag is nooit of Excel slecht is, want dat is het niet. De vraag is of je er overheen gegroeid bent.

De vijf signalen

• Er bestaan meerdere versies en niemand weet welke klopt. Zodra er een bestandsnaam met _def_v3 in omloop is, werkt iemand in de verkeerde kopie.
• Eén persoon snapt de formules. Er zit jaren logica in verstopt en die kennis zit in één hoofd, niet in een document.
• Je typt dezelfde gegevens meerdere keren over. Klant in de sheet, klant in de boekhouding, klant in de mail. Drie plekken, drie kansen op een fout.
• Iedereen ziet alles. Een sheet kent geen rollen, dus als je hem deelt deel je ook de marges, de inkoopprijzen en de uurtarieven.
• Je kunt achteraf niet zien wie wat gewijzigd heeft. Dat bedrag stond er vorige week anders in en er is geen spoor.

Eén signaal is ongemak. Drie is een kostenpost. Het verschil zit hem erin dat de eerste twee je tijd kosten en de laatste drie je geld kunnen kosten op een moment dat je het niet ziet aankomen: een verkeerde offerte, een dubbel geleverde order, een klant die iets ziet wat niet voor hem bedoeld was.

Reken het één keer echt uit

Ik zie online graag rekensommen langskomen waarin verloren uren tegen een vol uurtarief worden afgerekend. Dat klopt niet: die uren verdwijnen niet uit je loonkosten als het systeem er is, ze gaan naar ander werk. Doe het daarom simpel en eerlijk. Tel hoeveel uur per week er bij jou opgaat aan overtypen, corrigeren en zoeken naar de juiste versie. Vermenigvuldig met je loonkosten per uur, niet met wat je een klant rekent. Kijk daarna wat dat per jaar is.

Kom je onder de duizend euro per jaar uit, dan is dit geen softwareprobleem maar een gewoonteprobleem. Kom je in de tienduizenden, dan is de vraag niet meer óf je overstapt maar wanneer.

Een sheet die je twee uur per week kost is irritant. Een sheet waarin niemand meer durft te wijzigen is een risico.

Wanneer je Excel juist laat staan

• Er werkt één persoon in. Vrijwel alles wat er misgaat in een sheet begint bij de tweede gebruiker.
• Het proces staat nog niet vast. Software gieten over een werkwijze die volgende maand anders is, is duur beton.
• Het is rekenwerk, geen administratie. Voor een scenario doorrekenen of een eenmalige analyse blijft een spreadsheet het beste gereedschap dat er is.

Die laatste is belangrijker dan hij klinkt. Excel verliezen als rekenmachine is zelden de bedoeling. Wat je wilt vervangen is de sheet die dienstdoet als database, met rijen die je bijhoudt in plaats van berekent.

Wat je dan wel doet

Niet je hele bestand in één keer omzetten. Begin bij het stuk dat het duurst is: het proces waar de meeste mensen tegelijk in werken, of waar een fout direct geld kost. Dat is meestal één van de vier tabbladen, niet alle veertien. De rest kan blijven staan tot het aan de beurt is, en soms is dat nooit.

Hoe zo'n overstap in de praktijk verloopt, van sheet naar datamodel naar een systeem waar je team in werkt, staat op van Excel naar software. Twijfel je nog tussen zelf iets in elkaar zetten met een no-codetool of het laten bouwen, lees dan eerst Airtable, Notion of toch maatwerk.