Orders uit e-mail automatisch verwerken
De bestelling staat al in de mail.
Waarom typt iemand hem dan over?
Voor groothandels, producenten en leveranciers waar klanten bestellen per e-mail, met een pdf als bijlage of gewoon een lijstje in de tekst. Ik bouw AI-orderverwerking die de mail leest, de regels eruit haalt, klant en artikelnummers koppelt aan je eigen systeem en een conceptorder klaarzet. Twijfelt hij, dan keurt een mens goed. Er wordt niets blind geboekt.
Bestelling week 43
Hoi, graag voor donderdag: 20 slotbouten M8 x 60, 5 doosjes kabelbinders zwart 200 mm en 10 van die witte stekkerdozen van vorige keer. Groet, Marco
Nog niets verwerkt. Er wordt pas iets geboekt als iemand akkoord geeft.
Voorbeeldmail · er draait hier geen taalmodel
Waar orderinvoer vastloopt.
Elke ochtend een inbox vol bestellingen
Klanten mailen hun order, iemand opent de bijlage en typt regel voor regel over in het ERP. Bij drukte loopt dat achter en blijft de rest van het werk liggen.
Elke klant een ander format
De een stuurt een pdf uit zijn inkoopsysteem, de ander een Excel, een derde typt drie regels in de mail. Een vaste importregel werkt voor niemand.
Artikelnummers die niet kloppen
De klant gebruikt zijn eigen nummers of een oude omschrijving. Iemand moet opzoeken welk artikel bedoeld wordt, en dat weet vaak maar één collega.
Typfouten die pas bij levering opvallen
Een tien wordt een honderd, een maat wordt verwisseld. De fout komt pas terug als de klant belt dat er iets anders is geleverd.
Prijs en voorraad niet gecontroleerd
De order staat erin, maar of de afgesproken prijs klopt en of het artikel op voorraad is ziet iemand pas later. Dan moet de klant alsnog gebeld worden.
Afhankelijk van één persoon
Als de collega die de orders invoert ziek of op vakantie is, blijft de inbox liggen. Niemand anders kent alle klanten en hun manier van bestellen.
Van e-mail tot order, en een mens waar het telt.
Lezen en uitlezen
De mail en de bijlage worden gelezen, ook een pdf of een Excel. Het model haalt er de klant, het afleveradres, de orderregels, aantallen en de gewenste leverdatum uit.
Koppelen aan je eigen gegevens
Klant en artikelen worden opgezocht in je eigen systeem, via tools op je eigen database of je ERP. Het model gokt geen artikelnummer: wat niet te vinden is, wordt gemarkeerd.
Controleren
Prijzen komen uit je prijslijst of de afspraken met die klant, niet uit de mail. Voorraad wordt gecontroleerd. Een afwijking komt in beeld in plaats van in de order.
Klaarzetten of laten goedkeuren
Een order die op alle punten klopt staat als concept klaar. Twijfelt het systeem ergens over, dan komt de order in een reviewscherm waar een medewerker hem naleest en goedkeurt.
Van e-mail of pdf-bijlage tot order in je systeem
Bestellingen uit e-mail in je ERP krijgen gaat in vaste stappen. Bij elke stap is vooraf bepaald wat het systeem zelf mag doen en wanneer een mens moet kijken. Hetzelfde geldt voor een orderbevestiging automatisch inlezen die een leverancier jou stuurt: dezelfde stappen, de andere kant op.
| Stap | Wat er gebeurt | Wanneer een mens kijkt |
|---|---|---|
| 1. Mail lezen | De mail en de bijlagen worden opgehaald uit een vaste inbox | Als de mail geen bestelling lijkt te zijn |
| 2. Regels uitlezen | Klant, adres, artikelen, aantallen en leverdatum uit tekst, pdf of Excel | Als een regel onleesbaar of onvolledig is |
| 3. Koppelen | Klant en artikelnummers worden opgezocht in je eigen systeem | Als een klant of artikel niet eenduidig te vinden is |
| 4. Controleren | Prijs uit je prijslijst, voorraad uit je systeem | Als prijs of voorraad afwijkt |
| 5. Order aanmaken | Een conceptorder in je ERP of eigen systeem | Bij twijfel in een eerdere stap, vóór het boeken |
Wat er gebeurt als het systeem twijfelt
Dit is het belangrijkste onderdeel, en het eerste dat ik ontwerp. Een order die op een gok in je ERP komt, is erger dan een order die een uur later met de hand wordt ingevoerd.
Daarom krijgt elke order een status. Klopt alles, dan staat hij als concept klaar. Is een artikel niet gevonden, wijkt een prijs af of is er te weinig voorraad, dan komt de order in een reviewscherm met de originele mail ernaast en de twijfel gemarkeerd. Een medewerker past aan, keurt goed, en pas dan wordt er geboekt.
- Het model gokt geen artikelnummer of klant
- Prijzen komen uit je eigen systeem, niet uit de mail
- Elke twijfel komt in beeld met de reden erbij
- De originele mail staat naast de order in het reviewscherm
- Wat niet is goedgekeurd, wordt niet geboekt
- Een logboek van wat er met elke mail is gebeurd
Welke systemen erop aansluiten
De order moet uiteindelijk in het systeem waar je nu al mee werkt. Dat kan Exact Online zijn, AFAS, een ander pakket met een API of een eigen ERP. Hoe dat bij Exact werkt staat op Exact Online-koppeling laten maken; voor andere pakketten op koppelingen laten maken.
Ik heb een app voor een groothandel en een ERP voor een horecabedrijf gebouwd: systemen waar orders binnenkomen. Ik weet dus hoe orders, artikelen en voorraad door zo'n bedrijf lopen, en waar de uitzonderingen zitten.
Exact Online
Klanten, artikelen en prijzen worden uit Exact gelezen; de goedgekeurde order gaat als verkooporder terug.
AFAS
Via de koppelingen die AFAS daarvoor biedt. Welke gegevens er beschikbaar zijn, bekijken we in het eerste gesprek.
Eigen ERP of maatwerk
Een eigen systeem met een API of een database waar ik bij kan. Heeft het pakket geen enkele ingang, dan zeg ik dat vooraf.
Of laat klanten zelf bestellen
AI-orderverwerking is de oplossing als je klanten blijven mailen, en dat doen ze vaak. Wil je dat ze zelf in je systeem bestellen, met hun eigen prijzen en artikelnummers, dan is een B2B-portaal of een B2B-webshop de structurele oplossing. Het kan ook allebei: het portaal voor wie wil, de AI voor wie blijft mailen.
Wil je meer dan alleen orders, zoals offertes uit aanvragen of een inbox die gesorteerd wordt, dan staat dat op AI-agent laten maken.
Wat het kost en hoe lang het duurt
De bouw is een vast bedrag dat je vooraf hoort, exclusief btw. Het gebruik van het AI-model en de hosting reken je zelf af; hoe hoog dat is hangt af van hoeveel orders er per maand binnenkomen. Hoe de prijsvorming werkt staat op tarieven.
Orderverwerking in een bestaande applicatie · € 2.950 tot € 5.500
Je orders, klanten en artikelen staan al in één systeem dat ik kan uitbreiden. Doorlooptijd drie tot zes weken.
Orderverwerking op je ERP of Exact · € 4.500 tot € 8.500
Eerst de koppeling met je ERP, dan de orderverwerking erbovenop. De doorlooptijd hoor je vooraf.
Klanten geven mij gemiddeld 5 sterren.
“Ik ben ontzettend blij met het resultaat van mijn nieuwe website voor DoubleStreet Australian Cobberdogs, gemaakt door Webframer. Vanaf het eerste contact straalde Webframer deskundigheid en creativiteit uit.”
“Webframer heeft mij ontzettend goed geholpen met de website van Veldvisuals. Het is niet alleen fijn om met Bas te sparren over de bouw van de website, maar ook in het nazorgtraject en wanneer er aanpassingen gedaan moeten worden. Aanrader!”
“Fijn samen gewerkt. Luistert goed naar onze wensen. Als we aanpassingen willen, worden deze vakkundig aangepast.”
“Super fijne samenwerking met korte lijntjes!”
“Website ziet er goed uit!! Zeker een aanrader!”
“Super! Snelle service en fijn contact!”
Ik ben Bas Voets. Sinds 2021 bouw ik websites, klantportalen en bedrijfssoftware voor het MKB, vanuit Berkel en Rodenrijs. Je praat van eerste gesprek tot oplevering met mij, niet met een accountmanager.
Hoe werkt AI-orderverwerking?
Wat als de AI een fout maakt?
Zijn mijn gegevens veilig, en waar staan ze?
Wat kost het per maand bovenop de bouw?
Werkt het met Exact Online of AFAS?
Wat als elke klant een ander format stuurt?
Kan het ook orderbevestigingen van leveranciers inlezen?
Hoe lang duurt het om te bouwen?
Eerst een uur kijken, dan pas bouwen.
In de AI-scan kijken we samen een uur naar één proces in je bedrijf. Daarna krijg je een kort plan: wat AI daar oplevert, wat het kost en hoe lang het bouwen duurt. Gratis, en je zit nergens aan vast.
Vertel wat je wilt bouwen.
Een gesprek van een half uur. Je krijgt een eerlijk antwoord over wat het kost, hoe lang het duurt en of het slim is om te bouwen.