Na Excel: Airtable, Notion of toch maatwerk?
Drie uitwegen uit je spreadsheet, en het punt waarop elk ervan stukloopt. Inclusief wanneer ik je gewoon een no-codetool aanraad.
Je weet dat de sheet eruit moet. Dan begint het volgende probleem: waar naartoe. Er zijn grofweg drie uitwegen en ze worden alle drie verkocht als dé oplossing. Ze zijn geen van drieën fout, ze breken alleen op verschillende plekken.
1. Een no-codetool
Airtable, Notion, Smartsheet, Monday. Je zet er in een middag iets in dat werkt, het ziet er verzorgd uit en je hebt meteen samenwerking en versiehistorie. Voor een team dat vooral lijsten bijhoudt is dit vaak precies genoeg, en dan zeg ik dat ook gewoon. Ik ga geen systeem bouwen voor iets wat je in Airtable in twee uur staand houdt.
Waar het stukloopt is voorspelbaar. Rechten per gebruiker die verder gaan dan lezen of schrijven. Eigen rekenlogica die meer is dan een formule per veld. Een koppeling met je boekhouding die geen kant-en-klare integratie heeft. En de prijs: je betaalt per gebruiker per maand, dus precies op het moment dat het werkt en je het aan meer mensen geeft, wordt het duurder. Bij vijftien gebruikers ben je jaarlijks kwijt wat een deel van een eigen systeem kost, en je bezit nog steeds niets.
2. Een standaardpakket
Exact, AFAS, Teamleader en de rest. Voor gangbare processen zoals boekhouding, urenregistratie of een gewone verkoopfunnel zijn die pakketten beter dan wat ik voor je kan bouwen, en goedkoper ook. Ze bestaan al twintig jaar en er zit meer in dan je nodig hebt.
Het breekpunt zit in het woord standaard. Je past je werkwijze aan de software aan, niet andersom. Voor de negentig procent die bij iedereen hetzelfde is, is dat prima. Voor de tien procent waar jouw bedrijf zijn geld mee verdient, is dat precies het verkeerde. Herken je dat je een pakket gebruikt met daarnaast een spreadsheet voor de uitzonderingen, dan zit je in die situatie. De sheet is dan niet je oude systeem, maar het bewijs dat het pakket je proces niet dekt.
3. Maatwerk
Een systeem dat om jouw proces heen gebouwd wordt. Duurder om te starten, geen licentie per gebruiker, en je bezit de code. Het is de juiste keuze als je uitzonderingen de kern van je werk zijn, niet de rand ervan.
Het breekpunt hier is niet technisch maar organisatorisch: maatwerk vraagt dat je weet hoe je proces werkt. Weet je dat niet, dan bouw je de chaos na in een duurdere vorm. Daarom begint zo'n traject bij mij met uitschrijven wat de sheet doet, niet met schermen tekenen.
Hoe je kiest
- Houd je vooral lijsten bij en werkt iedereen op dezelfde manier? No-code. Snel, goedkoop, klaar.
- Is je proces hetzelfde als bij honderd andere bedrijven in je branche? Standaardpakket.
- Zit je onderscheidend vermogen in hoe je rekent, plant of levert? Maatwerk, want dat stuk krijg je nergens van de plank.
- Werkt er een pakket dat je bevalt, met daarnaast een sheet voor de rest? Koppelen, en alleen dat stuk bouwen.
Die laatste zie ik in de praktijk het vaakst, en het is ook de goedkoopste. Je houdt wat werkt, je vervangt wat niet werkt, en de twee praten met elkaar in plaats van dat iemand ze handmatig gelijk houdt. Hoe zo'n koppeling eruitziet staat op koppelingen laten maken.
De duurste keuze is niet maatwerk. Het is twee jaar in een tool blijven hangen die net niet past, met een sheet ernaast voor de rest.
En het geld
Een no-codetool kost je een paar tientjes per gebruiker per maand en vrijwel niets vooraf. Maatwerk begint bij mij bij € 2.200 als het om één afgebakend proces gaat, en de meeste trajecten komen uit op € 4.500 tot € 9.000. Wat het bij jou wordt hangt af van het aantal uitzonderingen, niet van het aantal rijen. De opbouw daarvan staat in wat maatwerk software echt kost.
Weet je nog niet zeker of je überhaupt toe bent aan de overstap, begin dan bij wanneer je bedrijf uit Excel groeit. En weet je het wel, dan staat de aanpak op van Excel naar software.