Je hoeft Excel niet weg te doen

"Dus dan gaat Excel eruit?" Dat is bijna altijd de eerste vraag, en het antwoord is nee. Niet meteen, en vaak ook nooit helemaal. De overstappen die misgaan, gaan zelden mis op de software. Ze gaan mis op de datum waarop alles tegelijk moest veranderen.

Bron of rapport, niet allebei

Het enige dat echt moet veranderen is welke plek gelijk heeft. Nu is dat de sheet: als het systeem en de sheet iets anders zeggen, gelooft iedereen de sheet. Na de overstap is het systeem de bron en is Excel het rapport. Diezelfde sheet mag daarna gewoon blijven bestaan, alleen vult hij zichzelf.

Dat is geen concessie, dat is de bedoeling. Excel is nog altijd het beste gereedschap dat er is om even iets door te rekenen, een scenario te maken of een lijst naar je accountant te sturen. Wat je wilt afschaffen is de sheet als administratie, niet als rekenmachine.

De volgorde die wel werkt

• Beide draaien naast elkaar. Het systeem is live, de sheet ook, en er is één proces dat als eerste over gaat.
• Na een paar weken gaat de sheet op alleen-lezen. Hij staat er nog, je kunt hem openen, er kan alleen niets meer in gewijzigd worden.
• Wat niemand meer opent, gaat het archief in. Meestal blijkt dan dat de helft van de tabbladen al maanden dood was.

Die tweede stap is de belangrijkste en wordt het vaakst overgeslagen. Zolang er in twee plekken gewerkt kan worden, gebeurt dat ook, en dan heb je je oude probleem plus een nieuw systeem. Alleen-lezen is geen straf voor je team, het is de enige manier om te voorkomen dat de cijfers uit elkaar lopen.

Niemand hoeft in het weekend over te stappen. Als dat wel moet, is de planning fout, niet je team.

En als de sheet echt niet weg kan

Soms zit er een bestand in de keten dat niet van jou is. De sheet die je grootste klant elke maandag verwacht, het format waarin je leverancier zijn prijslijst stuurt, het bestand dat je accountant al tien jaar zo wil hebben. Dat vervang je niet, dat genereer je. Een export in exact dat format, of een koppeling zodat de sheet zichzelf bijwerkt.

Diezelfde redenering geldt voor rapportages. Wil iemand op de zaak zijn eigen draaitabellen blijven maken, prima. Als de gegevens uit het systeem komen in plaats van uit een kopie van een kopie, is er niets aan de hand. Wil je die cijfers liever direct op een scherm, dan is dat een dashboard.

Wat dit voor je planning betekent

Dat je niet hoeft te wachten tot alles af is. Het eerste proces kan live terwijl de rest nog in de sheet staat, en dat is meteen de goedkoopste manier om erachter te komen of het klopt wat je bedacht had. Blijkt er iets anders te moeten, dan is dat op dat moment nog een aanpassing en geen verbouwing.

Hoe zo'n gefaseerde overstap eruitziet, van sheet naar datamodel naar draaiend systeem, staat op van Excel naar software. Wat er bij de migratie zelf komt kijken staat in je Excel-data migreren.