Wat een klantportaal kost,
en waar dat bedrag vandaan komt.
Een klantportaal begint bij € 3.450: klanten loggen in en zien hun eigen dossier. Komt er een koppeling met je boekhouding of planning bij, of meerdere rollen naast elkaar, dan komen de meeste trajecten uit op € 4.500 tot € 9.000. Hieronder staat per scope wat je ervoor krijgt, en welke keuzes het bedrag bewegen.
Je sheet eruit, een systeem ervoor in de plaats
- Je sheet doorgelezen: wat is bij jou een klant, een order, een regel
- Je gegevens overgezet en opgeschoond, historie mee, niets platgeslagen
- Inloggen, gebruikersbeheer en één registratie met lijst, filters, zoeken en detail
- Overzetten terwijl de zaak doordraait, plus hosting, oplevering en twee weken nazorg
- Tot livegang
- 3 weken
- Hosting en onderhoud p/m
- € 100
Nog niets aangevinkt. De basis is het traject zelf: je sheet uitpluizen, overzetten en overstappen zonder stilstand. Begin bij de dingen die je nu handmatig doet; de meeste bedrijven komen uit op € 4.500 tot € 9.000.
Dit is een indicatie, geen offerte. De onderdelen hieronder zijn scope, geen meerprijs: wat je aanvinkt, bepaalt hoe groot het traject is. Na een intake van dertig minuten krijg je één vast bedrag per mijlpaal. Wijkt de scope af, dan hoor je dat voordat we beginnen en niet achteraf op de factuur.
Zes dingen bepalen de prijs. Het aantal schermen niet.
Koppelingen
Elke bron die mee moet is een eigen stuk werk: boekhouding, CRM, planning, voorraad. Eén koppeling is een ander project dan vier, en dit is veruit de grootste post.
Rollen en rechten
Eén type gebruiker is simpel. Klanten, medewerkers, beheerders en partners die elk iets anders mogen zien per gegeven, is het echte werk.
Bestaande data
Historie overzetten uit een oud systeem of een spreadsheet kost tijd, zeker als dezelfde klant er drie keer in staat onder een net andere naam.
Zelfbeheer
Wil je zelf velden, teksten of rollen kunnen aanpassen zonder mij, dan hoort daar een beheerkant bij. Dat is een keuze, geen automatisme.
Documenten en bestanden
Facturen tonen is één ding. Uploaden, versies bijhouden en per rol afschermen wie welk document ziet, is een tweede.
Ontwerp
Binnen je bestaande huisstijl blijven is het goedkoopst. Een eigen ontwerp voor het portaal is prima, maar het is werk dat je apart betaalt.
Van vraag naar één vast bedrag.
Een gesprek van een half uur
Wie logt er in, wat moeten die mensen zien, en waar staat die informatie nu. Meer heb ik niet nodig voor een serieuze indicatie.
Scope op papier
Wat er wél in zit en wat er niet in zit, allebei opgeschreven. De tweede lijst voorkomt de discussie die anders in week vijf komt.
Eén vast bedrag
Geen uurtje-factuurtje en geen betaald voortraject. Loopt het uit doordat ik verkeerd heb ingeschat, dan is dat mijn probleem.
Betalen per opgeleverd deel
Je betaalt per mijlpaal, en pas als dat deel werkt. Bij een traject van zes weken zijn dat meestal drie of vier termijnen.
- ✓Inloggen met rollen en rechten per gebruiker
- ✓Rechten op databaseniveau, niet alleen in het scherm
- ✓Adminkant voor je eigen team
- ✓Koppelingen met de systemen die in de scope staan
- ✓Repository, hosting en code op jouw naam
Niet het aantal schermen maar het aantal koppelingen en de rechtenstructuur bepalen het bedrag.
Reken hierboven je eigen samenstelling door, of bel een half uur. Daarna krijg je één bedrag waar ik me aan hou.
Drie scopes, drie bedragen
Bijna elk portaal valt in een van deze drie. Het verschil zit niet in hoe mooi het eruitziet, maar in hoeveel plekken er data vandaan moet komen en hoeveel soorten gebruikers er in mogen.
Zit je twijfel tussen twee scopes, kies dan de kleinste en bouw door. Een portaal dat na zes weken live is en gebruikt wordt, levert meer op dan een compleet portaal dat in maart nog niet af is. Hoe de prijsvorming verder werkt staat op tarieven.
Inzage: vanaf € 3.450
Klanten loggen in en zien hun eigen dossier: opdrachten, facturen, status. Eén type gebruiker, gegevens uit één bron. De kleinste versie die echt telefoontjes scheelt.
Inzage, documenten en rollen: € 4.500 tot € 9.000
Daar komen bestanden bij, meerdere gebruikers per klantbedrijf, en een adminkant waar je team zelf dingen aanpast. Hier komt het merendeel van de trajecten uit.
Portaal met koppelingen: hoger, afhankelijk van het aantal bronnen
Facturen live uit je boekhouding, planning uit je planningstool, voorraad uit je ERP. Elke koppeling is een eigen stuk werk, dus dit bedrag noem ik pas als ik weet welke pakketten het zijn en of ze een API hebben.
Wat de prijs omlaag duwt
Er zijn een paar keuzes die echt schelen, en het zijn niet de keuzes waar mensen als eerste aan denken. Schermen weglaten helpt nauwelijks; dit wel.
En de grootste besparing van allemaal: als er niemand van buiten hoeft in te loggen, heb je geen portaal nodig maar een dashboard. Dat scheelt het hele rechtenmodel, en dat is precies waar bij een portaal de tijd in gaat zitten.
- ✓Beginnen met één rol in plaats van vier
- ✓Eén koppeling nu, de rest later
- ✓Historie niet migreren maar vanaf nu opbouwen
- ✓Je bestaande huisstijl aanhouden
- ✓Beheer eerst bij mij laten, zelfbeheer later
- ✓Notificaties per e-mail in plaats van in het portaal
Wat het daarna kost
Na oplevering is er één terugkerende post: € 100 per maand, oftewel € 1.200 per jaar. Daar zitten hosting, back-ups, beveiligingsupdates en kleine wijzigingen in, plus het deel dat je pas mist als je het nodig hebt: dat er iemand opneemt wanneer het op dinsdagmiddag vastloopt.
Dat bedrag schaalt bewust niet mee met de bouwprijs. Het is terugkerend werk met een eigen kostprijs, geen percentage van je project. Wat er precies onder valt staat op onderhoud en beheer.
Pakket per maand of eenmalig maatwerk
Er bestaat portaalsoftware die je per maand afneemt, en voor een standaardproces is dat een prima keuze. Je bent snel live en betaalt per gebruiker. Reken het wel over drie jaar door voordat je kiest, want dat is waar de vergelijking kantelt.
De eerlijke vuistregel: past het pakket voor tachtig procent, neem het pakket. Zit het verschil in het deel waar je klanten je op beoordelen, dan betaal je bij een pakket jarenlang voor werk dat je er toch omheen moet bouwen.
Pakket per maand
Snel live en weinig risico, maar je proces buigt naar de software, je betaalt per gebruiker, en dat loopt door zolang je het gebruikt.
Maatwerk
De software buigt naar je proces, koppelt met wat je al hebt, en de code staat in jouw repository. Eenmalige investering, daarna alleen hosting en onderhoud.
Portalen die ik bouwde in het echt
Wat kost een klantportaal laten maken?
Betaal ik per gebruiker?
Wat kost het onderhoud per jaar?
Hoe lang duurt het voordat het live staat?
Kan ik in termijnen betalen?
Wat als de scope tijdens de bouw verandert?
Vertel wat je
wilt bouwen.
Een gesprek van een half uur. Je krijgt een eerlijk antwoord over wat het kost, hoe lang het duurt en of het slim is om te bouwen.