Een leveranciersportaal: inkoop zonder overtypen

Bij een klantportaal kijkt je klant mee. Bij een leveranciersportaal draai je het om: je leverancier logt in bij jou om te zien wat je besteld hebt, te bevestigen wanneer hij levert en de documenten aan te leveren die jij nodig hebt. Het doel is hetzelfde. Minder mail, minder overtypen, en één plek waar de actuele stand staat.

Het probleem dat het oplost

Bij de meeste bedrijven die ik spreek loopt inkoop zo: de order gaat als pdf per mail de deur uit, de bevestiging komt per mail terug, een gewijzigde leverdatum komt in een antwoord op een antwoord, en het certificaat zit als bijlage in een mailbox van iemand die op vakantie is. Iemand op inkoop houdt het bij in het ERP of in een sheet, met de hand.

Dat werkt tot er een leverdatum verschuift die niemand overneemt. Dan staat de planning op een datum die al niet meer klopt, en merk je het pas als het materiaal er niet is.

Wat een leverancier in het portaal doet

• Openstaande orders zien, met wat er besteld is, hoeveel en voor wanneer.
• Een order bevestigen of een andere leverdatum voorstellen, per regel als het moet.
• Pakbonnen, certificaten, keuringsrapporten en conformiteitsverklaringen uploaden bij de order waar ze bij horen.
• Zien welke documenten verlopen of nog ontbreken, zodat jij er niet achteraan hoeft.
• Zijn eigen bedrijfsgegevens en contactpersonen bijhouden.

Elke bevestiging en elke gewijzigde datum gaat via een koppeling terug naar je ERP. Dat is het punt van de hele oefening: de leverancier vult het één keer in en het staat meteen goed in je planning.

Waarom leveranciers het soms niet gebruiken

Hier moet ik eerlijk over zijn. Een klant logt in omdat hij er zelf iets aan heeft. Een leverancier logt in omdat jij het vraagt, en hij heeft misschien tientallen afnemers die allemaal hun eigen portaal hebben. Ben je voor hem een kleine klant, dan is de kans groot dat hij blijft mailen.

• Maak het zo licht mogelijk. Een link in de ordermail die direct naar die ene order gaat, zonder eerst een wachtwoord te moeten bedenken.
• Vraag alleen wat je echt nodig hebt. Elk extra veld is een reden om het niet te doen.
• Begin met de leveranciers waar je het meest mee doet, niet met allemaal tegelijk.
• Houd een terugvaloptie. Een leverancier die blijft mailen moet niet tot stilstand leiden; iemand op inkoop zet het dan alsnog in het portaal.

Een leveranciersportaal werkt als het je leverancier minder moeite kost dan een mail terugsturen. Anders blijft het leeg.

Documenten en certificaten

Voor veel bedrijven is dit het sterkste argument. Werk je in een sector waar je moet kunnen aantonen welk certificaat bij welke levering hoorde, dan wil je dat niet uit mailboxen hoeven opdiepen als er een audit komt. Een portaal dat elk document aan een order en een leverancier hangt, met een vervaldatum en een melding als iets ontbreekt, maakt dat een zoekopdracht in plaats van een middag graven.

Klein beginnen

De eerste versie hoeft maar één ding goed te doen: orders laten bevestigen en die bevestiging in je ERP zetten. Komt dat op gang, dan volgen documenten. Dezelfde rekensom als bij een klantportaal geldt hier, zie wanneer een klantportaal zichzelf terugverdient, alleen tel je nu de uren op inkoop in plaats van op de binnendienst.

Technisch is een leveranciersportaal een B2B-portaal met andere rollen. Hoe ik dat bouw staat op klantportaal laten maken, en waar de prijs van afhangt op kosten van een klantportaal.