Een dealerportaal laten maken: wat erin moet en wat niet

Werk je met dealers of resellers, dan herken je het patroon. Ze mailen voor een prijs, bellen om te vragen of iets op voorraad is, en vragen voor de derde keer dit jaar om de nieuwste productfoto's. Elk van die vragen is klein. Samen zijn ze een baan. Een dealerportaal haalt dat verkeer naar één plek waar je dealer zelf kijkt en bestelt.

Het is een specifieke vorm van een B2B-portaal: je klant is zelf een bedrijf, met meerdere mensen die namens dat bedrijf werken, en met afspraken die per dealer verschillen. Dat laatste is waar de meeste kant-en-klare oplossingen tekortschieten.

Wat een dealer wil kunnen

• Zijn eigen prijzen zien, niet de adviesprijs en niet die van een andere dealer. Inclusief staffels en afspraken die alleen voor hem gelden.
• Bestellen zonder te bellen, ook buiten kantoortijd, met een bevestiging die hij kan terugvinden.
• Zien wat er op voorraad is en wanneer iets weer binnenkomt, zodat hij zijn eigen klant iets kan beloven.
• Marketingmateriaal downloaden: productfoto's, specificatiebladen, handleidingen, de actuele prijslijst.
• Zijn orderhistorie en facturen terugvinden zonder je binnendienst te mailen.

Meerdere gebruikers per bedrijf

Dit is het onderdeel dat het vaakst wordt onderschat. Een dealer is geen persoon maar een bedrijf. De inkoper mag bestellen, de monteur wil alleen voorraad zien, de eigenaar wil de facturen. Dat betekent dat je portaal moet weten bij welk bedrijf iemand hoort en wat hij daar mag. Bouw je dat er later in, dan herschrijf je een groot deel van wat er al staat. Ik neem het daarom vanaf het begin mee, ook als je in eerste instantie maar één gebruiker per dealer hebt.

Een praktische eis die hieruit volgt: laat de dealer zelf collega's toevoegen en weghalen. Anders word jij het loket voor elke nieuwe medewerker en elk vertrek, en blijft er een account actief van iemand die allang bij de concurrent werkt.

Waar het ingewikkeld wordt

Niet in de schermen. De schermen van een dealerportaal zijn vrij voorspelbaar. Het werk zit in de gegevens erachter. Prijsafspraken staan vaak deels in je ERP, deels in een spreadsheet en deels in het hoofd van je accountmanager. Voorraad staat in een systeem dat niet gemaakt is om door buitenstaanders te worden bevraagd. Voordat er een portaal kan zijn, moet duidelijk zijn welk systeem de waarheid is voor prijs, voorraad en klantgegevens.

Daarom is de koppeling met je bestaande systemen meestal het grootste deel van het project. Het portaal toont wat er in je ERP of boekhouding staat en zet orders daar terug. Dubbel bijhouden is precies wat je wilde voorkomen.

Een dealerportaal is zo goed als de prijsafspraken die erachter staan. Zijn die rommelig, dan ziet je dealer dat als eerste.

Wat ik eruit laat in de eerste versie

Een eigen chat, een nieuwsfeed, uitgebreide rapportages voor de dealer. Het kan allemaal, maar het is zelden waarom dealers je bellen. Ik begin met prijzen, bestellen en voorraad, omdat daar de vragen vandaan komen. Wordt dat gebruikt, dan is het marketingmateriaal de logische volgende stap. Of een portaal bij jou de moeite loont, reken je uit zoals in wanneer een klantportaal zichzelf terugverdient.

Dealerportaal of B2B-webshop?

Bestellen je dealers vooral uit een vast assortiment en is er weinig maatwerk in de afspraken, dan kan een B2B-webshop met klantspecifieke prijzen genoeg zijn. Zodra er meer bij komt dan bestellen, zoals documenten, meerdere rollen per bedrijf of status van lopende orders, past een portaal beter.

Hoe ik een portaal opbouw staat op klantportaal laten maken. Wat het kost en waar de prijs van afhangt, staat op kosten van een klantportaal.